Image by Oliver Menyhart from Pixabay
Przedsiębiorcy korzystający z KSeF często zastanawiają się nad tym, czy to oznacza koniec faktur papierowych. Zanim jednak przejdziemy do odpowiedzi na to pytanie, sprawdźmy, czym jest KSeF i jakie daje możliwości. Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie? Co trzeba wiedzieć o fakturach VAT RR w KSeF?
Jedną z kwestii wzbudzających wątpliwości wśród przedsiębiorców jest KSeF a faktury papierowe. Krajowy System e-Faktur jest systemem komputerowym przeznaczonym zarówno dla firm, jak i administracji państwowej. Pozwala wystawiać i odbierać faktury strukturalne, realizując także inne zadania, takie jak:
Okazuje się, że do końca stycznia 2026 roku możliwe było wystawianie faktur papierowych i elektronicznych poza KSeF. Z kolei od 1 lutego do 31 marca 2026 podatnicy muszą korzystać z KSeF wystawiając faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży nie była większa niż 200 mln zł w 2024 roku. Natomiast od 1 lutego obowiązek tworzenia faktur w KSeF mają firmy, które w 2024 roku uzyskały obroty powyżej 200 mln złotych (a pozostałe firmy - od 1 kwietnia 2026 roku).
Jeśli chodzi o numer KSeF w przelewie - od kiedy będzie koniecznością? Okazuje się, że obowiązek podawania takiego numeru w tytule przelewu przesunięto na 1 stycznia 2027 roku. Od tego terminu konieczne będzie podawanie numeru identyfikującego fakturę w przelewie. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, które warto znać. Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, wtedy nabywca nie musi dokonywać płatności za fakturę strukturalną z oznaczeniem numeru identyfikującego KSeF. Kolejnym wyjątkiem jest sytuacji, gdy nabywca usługi lub towaru będzie opłacał dokumenty wystawione w okresie niedostępności KSeF (przykładowo w okresie trwania awarii systemu). Gdy sprzedawca będzie musiał wystawić strukturalną fakturę sprzedaży, a system nie będzie dostępny, należy wystawić fakturę elektroniczną zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF. Nabywca z kolei podczas opłacania tej faktury nie musi podawać numeru identyfikacyjnego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.
Kolejnymi ważnymi zagadnieniami dla przedsiębiorców są faktury RR a KSeF. Faktury te dotyczą zakupów dokonywanych od rolników ryczałtowych i stanowią podstawę do potraktowania jako kwoty podatku naliczonego zryczałtowanego zwrotu podatku wynikającego z dokumentu. Zgodnie z ustawą wiemy, że rolnikowi ryczałtowemu dokonującemu dostaw produktów rolnych dla podatnika podatku, który rozlicza taki podatek, przysługuje zwrot podatku w związku z nabywaniem niektórych środków produkcji dla rolnictwa (jakie opodatkowane są tym podatkiem).
Co ważne, kwota zryczałtowanego zwrotu podatku w takim wypadku jest wypłacana rolnikowi ryczałtowemu przez nabywcę produktów rolnych! Kim jest rolnik ryczałtowy? To rolnik dokonujący dostaw produktów rolnych, który korzysta ze zwolnienia od podatku, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Z kolei kwotą podatku naliczonego jest zryczałtowany zwrot podatku, który wypłaca się rolnikowi ryczałtowemu. Nie bez znaczenia jest to, że fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych lub usług - a nie rolnik. Aby wskazane obowiązki był neutralne dla tych podatników, wprowadzono możliwość odzyskania kwoty podatku zryczałtowanego zapłaconego rolnikom.
Podsumowując, warto zauważyć, że KSeF jest użytkowany przez wielu przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku. System ten z jednej strony ułatwia, a z drugiej przyspiesza proces wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
