pixabay.com Licencja: https://pixabay.com/pl/service/license | Jak skanowanie 3D przyspiesza procesy w produkcji i kontroli jakości?
Korzystanie z KSeF w biurze rachunkowym ściśle wiąże się z zarządzaniem uprawnieniami do użytkowania tego systemu. Jeżeli przedsiębiorca upoważni biuro jako podmiot, pracownicy biura mogą wystawiać faktury w imieniu klienta, bez potrzeby indywidualnego upoważnieniami. Można także nadać uprawnienia konkretnym osobom, nawet wtedy, gdy nie są one związane z daną firmą. Kto i jak może wystawiać faktury w imieniu klienta? Co warto wiedzieć o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym?
KSeF jest ogólnopolskim systemem informatycznym, który pozwala wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Już teraz jest on obowiązkowy dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł rocznie. Jak wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym? Jak już wiemy, ogromne znaczenie ma tutaj przypisanie uprawnień, przy czym nadając uprawnienia konkretnemu pracownikowi biura trzeba liczyć się ze zmianami kadrowymi, co z kolei będzie wymagać ponownego działania ze strony klienta. Efektywniejszym rozwiązaniem jest przekazanie uprawnień właścicielowi biura rachunkowego, który będzie mógł nimi zarządzać bez angażowania przedsiębiorcy. Jest to szczególnie wygodne w sytuacji, gdy biuro korzysta z systemu wFirma, zintegrowanego z Krajowym Systemem e-Faktur. Ministerstwo Finansów wskazało kwestie związane z delegowaniem uprawnień. Dzięki temu wiemy, że istnieje możliwość zarówno upoważnienia biura jako podmiotu oraz nadania uprawnień konkretnym pracownikom biura. W systemie wFirma można sprawnie nadawać uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF, co stanowi ułatwienie dla każdej strony.
Niezawodny program do faktur KSeF to gwarancja oszczędności czasu dla wielu firm. W takim programie skorzystamy z wielu funkcjonalności, które pozwolą sprawnie i szybko wystawiać faktury oraz korzystać z różnorodnych integracji. Jeżeli chodzi o nadawanie uprawnień, co powinien wybrać przedsiębiorca - nadanie uprawnień osobie fizycznej czy podmiotowi? Każda z tych opcji ma swoje plusy, a pierwszy wariant daje możliwość najszerszego zakresu działań. W tym wypadku konieczne jest wskazanie numeru PESEL właściciela biura i określenie zakresu dostępów (możliwość wystawiania faktur, dostęp do nich, zarządzanie uprawnieniami i ich odczytywanie). Autoryzacja odbywa się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Drugim rozwiązaniem jest z kolei nadanie uprawnień na poziomie firmy, a nie osoby fizycznej. Dostęp jest możliwy jedynie do faktur i ich wystawiania, bez przekazywania uprawnień innym pracownikom biura. Kiedy sprawdzi się taka opcja? To dobry pomysł zwłaszcza w małych biurach, gdzie jedna osoba obsługuje wszystkich klientów. W każdym modelu uprawnienia nadamy w systemie wFirma, korzystając z zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur - Nadawanie Uprawnień.
Kolejnym ułatwieniem dla firm jest przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat i ich strukturyzacja w ustandaryzowanym formacie. To oznacza, że nie trzeba dostarczać mailowych lub papierowych dokumentów, a księgowy może samodzielnie pobierać kosztowe faktury z systemu. Integracja wFirma z Krajowym Systemem e-Faktur sprawia, że faktury są importowane automatycznie jako wersje robocze. System sprawnie identyfikuje dane z dokumentów bez używania OCR i eliminując ludzkie pomyłki. Przedsiębiorca natomiast z łatwością zatwierdza lub obrzuca faktury i dodaje komentarze. Jak unikać problemów z kwalifikacją wydatków? W takiej sytuacji warto edukować swoich klientów, aby rozdzielali zakupy firmowe i prywatne, co sprawi, że cały proces księgowania przebiegnie bez korekt i znacznie szybciej.
Gdy klient korzysta z innego programu do fakturowania, system wFirma pozwala na import faktur bezpośrednio z KSeF. Pracownik biura musi posiadać uprawnienia do pobierania dokumentów, a proces importu odbywa się poprzez zakładki: Przychody - Inne przychody - Wersje robocze i Importuj z KSeF.
