Prowadzenie firmy wiąże się z obowiązkiem właściwego przechowywania i archiwizacji dokumentów. Choć w dzisiejszych czasach dużym ułatwieniem jest elektroniczna księgowość i możliwość przechowywania wielu dokumentów w komputerze czy na zewnętrznych nośnikach, nadal sporo trzeba przechowywać w wersji papierowej.
Każdy przedsiębiorca musi przechowywać faktury i dowody księgowe przez 5 lat od roku następującego po tym, którego dane dokumenty dotyczą. Poza dokumentami księgowymi, warto również przechowywać wszystkie inne dokumenty istotne z perspektywy działania firmy – umowy z klientami i kontrahentami, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe i wiele innych. Jeśli firma ma dosyć rozbudowaną działalność, a co za tym idzie – dokumentów jest sporo, warto zadbać o ich odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie. Pomocne są w tym segregatory i pudła archiwizacyjne, dzięki którym zawsze będziemy mieć porządek w papierach.
Faktury, dokumenty księgowe i magazynowe, a także wszystkie inne papiery związane z prowadzoną działalnością powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie potrzeby można było szybko dotrzeć do dokumentu z konkretnego roku czy miesiąca. Skutecznym rozwiązaniem jest wykorzystanie opisanych segregatorów, najlepiej w różnych kolorach, dzięki czemu łatwiej będzie sięgnąć po ten właściwy. Na zakończenie roku segregatory wkłada się do pudła archiwizacyjnego, czyli specjalnego kartonu, który jest grubszy niż zwykła tektura, mocny i odporny na wszelkie uszkodzenia. Pudła archiwizacyjne można przechowywać w szafach w biurze, do których jest łatwy dostęp. Innym sposobem archiwizacji dokumentów jest przechowywanie ich bezpośrednio w pudłach archiwizacyjnych. Wystarczy wyjąć papiery z segregatora, spiąć je specjalnym klipsem archiwizacyjnym i włożyć do pudełka. We właściwym przechowywaniu dokumentów pomocne mogą być również etykiety na segregatory oraz przekładki, które oddzielają od siebie poszczególne grupy dokumentów.
Im więcej dokumentów jest w codziennym obiegu w biurze, tym większą uwagę należy zwrócić na ich odpowiednie segregowanie i przechowywanie. Nawet jedna zagubiona faktura czy ważna umowa z klientem mogą powodować sporo dodatkowych problemów. W poszukiwaniu profesjonalnych akcesoriów biurowych, w tym tych przeznaczonych do archiwizacji dokumentów, warto zajrzeć na biurozakupy.pl i w jednym miejscu zaopatrzyć się we wszystko, co ułatwi codzienne funkcjonowanie biura.
