Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Prowadzenie firmy wiąże się z obowiązkiem właściwego przechowywania i archiwizacji dokumentów. Choć w dzisiejszych czasach dużym ułatwieniem jest elektroniczna księgowość i możliwość przechowywania wielu dokumentów w komputerze czy na zewnętrznych nośnikach, nadal sporo trzeba przechowywać w wersji papierowej.

Każdy przedsiębiorca musi przechowywać faktury i dowody księgowe przez 5 lat od roku następującego po tym, którego dane dokumenty dotyczą. Poza dokumentami księgowymi, warto również przechowywać wszystkie inne dokumenty istotne z perspektywy działania firmy – umowy z klientami i kontrahentami, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe i wiele innych. Jeśli firma ma dosyć rozbudowaną działalność, a co za tym idzie – dokumentów jest sporo, warto zadbać o ich odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie. Pomocne są w tym segregatory i pudła archiwizacyjne, dzięki którym zawsze będziemy mieć porządek w papierach.

Sposoby archiwizacji dokumentów

Faktury, dokumenty księgowe i magazynowe, a także wszystkie inne papiery związane z prowadzoną działalnością powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie potrzeby można było szybko dotrzeć do dokumentu z konkretnego roku czy miesiąca. Skutecznym rozwiązaniem jest wykorzystanie opisanych segregatorów, najlepiej w różnych kolorach, dzięki czemu łatwiej będzie sięgnąć po ten właściwy. Na zakończenie roku segregatory wkłada się do pudła archiwizacyjnego, czyli specjalnego kartonu, który jest grubszy niż zwykła tektura, mocny i odporny na wszelkie uszkodzenia. Pudła archiwizacyjne można przechowywać w szafach w biurze, do których jest łatwy dostęp. Innym sposobem archiwizacji dokumentów jest przechowywanie ich bezpośrednio w pudłach archiwizacyjnych. Wystarczy wyjąć papiery z segregatora, spiąć je specjalnym klipsem archiwizacyjnym i włożyć do pudełka. We właściwym przechowywaniu dokumentów pomocne mogą być również etykiety na segregatory oraz przekładki, które oddzielają od siebie poszczególne grupy dokumentów.

Akcesoria biurowe zawsze pod ręką

Im więcej dokumentów jest w codziennym obiegu w biurze, tym większą uwagę należy zwrócić na ich odpowiednie segregowanie i przechowywanie. Nawet jedna zagubiona faktura czy ważna umowa z klientem mogą powodować sporo dodatkowych problemów. W poszukiwaniu profesjonalnych akcesoriów biurowych, w tym tych przeznaczonych do archiwizacji dokumentów, warto zajrzeć na biurozakupy.pl i w jednym miejscu zaopatrzyć się we wszystko, co ułatwi codzienne funkcjonowanie biura.