Dokumenty po terminie. Studium przypadku z Pomorza Zachodniego

Historia z teczki: księgowość między segregatorem a ścianą

Biuro mieściło się w narożnej kamienicy w centrum Stargardu Szczecińskiego. Trzy pokoje, dwa biurka i regały, które już dawno przestały mieścić to, co powinny. Właściciel – pan Rafał, księgowy z ponad 20-letnim doświadczeniem – znał każdą fakturę na pamięć. Przechowywał je skrupulatnie, zgodnie z wymogami, przez wymagane 5 lat od końca roku podatkowego. Ale nadszedł moment, gdy nie dało się już zamknąć drzwi do archiwum.

„Nie mam gdzie już gdzie tego trzymać” – powiedział w rozmowie z lokalnym doradcą RODO. – „Ale nie mogę po prostu tego wyrzucić. Potrzebuję protokołu zniszczenia, faktury. Muszę mieć dowód, że wszystko odbyło się zgodnie z prawem.”

Tak zaczęła się jego droga do bezpiecznego niszczenia dokumentów, z którą dziś utożsamia się wielu właścicieli małych biur rachunkowych, zlecających niszczenie dokumentów w Szczecinie, Goleniowie i Stargardzie Szczecińskim.

Dlaczego nie można wyrzucać dokumentów? Odpowiadają przepisy i… zdrowy rozsądek

Zgodnie z przepisami:

• Dokumenty księgowe przechowuje się przez 5 lat od końca roku podatkowego.

• Ewidencje, rejestry i deklaracje VAT również objęte są obowiązkiem archiwizacji.

• Dane osobowe i firmowe klientów objęte są ochroną na mocy RODO – nawet po zakończeniu współpracy.

Nie chodzi tylko o regulacje. Chodzi o zaufanie.

Bo co, jeśli faktura z danymi klienta trafi na ulicę? Co, jeśli ktoś znajdzie kopię umowy z numerem PESEL? Co, jeśli... urząd skarbowy zapyta o dowód legalnej utylizacji dokumentacji?

Ciekawostka z regionu: kara za nielegalne zniszczenie

W 2024 roku, w jednej z firm w Goleniowie, ujawniono nieprawidłowe niszczenie akt – dokumenty pozostawiono w kartonach przy kontenerze. Sprawa trafiła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a właściciel firmy został ukarany grzywną. Choć to nie była kancelaria rachunkowa, mechanizm był ten sam: zaniedbanie, brak procedury, brak dowodu.

Tymczasem rozwiązanie jest prostsze, niż się wydaje.

Jak działa bezpieczne niszczenie dokumentów? Przykład z życia

Po pierwszym telefonie pan Rafał otrzymał ofertę dopasowaną do mikrofirm:

• regularny odbiór raz na kwartał,

• worki 60-litrowe lub pojemniki na dokumenty,

• brak konieczności usuwania zszywek, spinaczy, foliowych koszulek,

• protokoły zniszczenia i faktury VAT dla celów księgowych,

• usługa zgodna z normami DIN 66399 oraz ISO 21964.

Firma odbierała dokumenty z jego biura w Stargardzie Szczecińskim, ale miała też filię w Szczecinie, co gwarantowało szybką obsługę.

Cena? Od 300 zł netto za odbiór do 2 worków – z możliwością rabatu przy stałej współpracy.

Dlaczego to działa?

• Nie martwisz się papierami – zyskujesz przestrzeń.

• Nie ryzykujesz naruszenia RODO – zyskujesz spokój.

• Nie tłumaczysz się przy kontroli – masz dokumentację.

Złote myśli księgowego: o tym, czego nie widać

Pan Rafał przyznał po czasie: „Nie miałem pojęcia, jak dużo kosztuje mnie trzymanie starych dokumentów. Nie tylko w metrach kwadratowych. W psychicznej przestrzeni. Odkąd mam harmonogram niszczenia co 3 miesiące – czuję ulgę. Po prostu wiem, że wszystko jest załatwione.”

To nie tylko jego historia. To opowieść tysięcy księgowych z mniejszych miast. Bo czy nie po to zakładałeś własne biuro, by mieć większą kontrolę nad czasem i stresem?

Zatrzymaj się na chwilę i pomyśl…

• Czy Twoje archiwum wciąż mieści się na regale?

• Czy wiesz, które dokumenty możesz już usunąć?

• Czy masz dowody na legalną utylizację dokumentacji?

• Czy w razie kontroli potrafiłbyś to udowodnić?

• Czy czujesz, że to obszar, w którym możesz odetchnąć?

Bo niszczenie dokumentów to nie koniec. To domknięcie obiegu zaufania między Tobą a klientem. To gest, który mówi: „Zająłem się tym, jak trzeba.”

Czego unikać, by nie wpaść w pułapkę papieru – praktyczny poradnik

Kiedy pan Rafał ustabilizował proces niszczenia dokumentów, zauważył coś jeszcze. Inni księgowi – znajomi z grup branżowych, spotkań w urzędach i szkoleń – często robili te same błędy. Nie z niewiedzy, lecz z nadmiaru obowiązków. A czasem z przekonania, że „jakoś to będzie”.

Oto najczęstsze pułapki:

1. Zbyt długie przechowywanie dokumentów „na wszelki wypadek”
   Choć ustawa mówi jasno o 5 latach, wielu księgowych trzyma dokumenty nawet 10–15 lat. Efekt? Przeciążone regały i... ryzyko odpowiedzialności, bo przeterminowane dane osobowe również trzeba usunąć.

2. Brak protokołu zniszczenia
   Bez formalnego potwierdzenia nie masz dowodu na utylizację. Przy kontroli z US czy UODO – to dokument broni Twoich interesów.

3. Niszczenie „na własną rękę”
   Domowa niszczarka? Zbyt niska klasa bezpieczeństwa. Ręczne darcie dokumentów? Brak standaryzacji. Przypadkowe wyrzucenie z segregatorem? To nielegalne.

4. Nieodpowiedni wybór firmy utylizującej
   Nie każda firma z ogłoszenia działa zgodnie z normami DIN i ISO. Zanim powierzysz im dane klientów – sprawdź certyfikaty, referencje, standardy bezpieczeństwa.

Pytania, które zadaje sobie wielu właścicieli biur rachunkowych

Czy mogę niszczyć dokumenty samodzielnie, byle je rozdrobnić?
Nie, jeśli nie masz niszczarki klasy min. DIN P-4, nie zapewniasz fizycznego nadzoru i nie wygenerujesz protokołu. W świetle przepisów to niewystarczające.

Czy mogę mieszać dokumenty różnych klientów?
Tak, pod warunkiem że nie narusza to postanowień umowy. Część klientów (np. z instytucji finansowych) może wymagać osobnej utylizacji – warto to zawrzeć w umowach RODO.

A jeśli zgubię protokół?
Każda porządna firma przechowuje kopię i wystawi duplikat. Dlatego tak ważne jest wybieranie rzetelnych wykonawców niszczenia dokumentów w Szczecinie i okolicy.

Czy muszę obecnie trzymać papierowe wersje, jeśli mam skany?
W wielu przypadkach – tak. E-faktury czy skany mogą być dowodem, ale organy nadal często wymagają dokumentacji w oryginale przez ustawowy okres. Po nim – można zniszczyć.

Gdzie szukać pomocy na Pomorzu Zachodnim?

W regionie działa kilka firm oferujących profesjonalne niszczenie dokumentów z odbiorem w:

• Szczecinie – w tym dzielnice: Pogodno, Dąbie, Gumieńce

• Goleniowie – z opcją ekspresowego odbioru

• Stargardzie Szczecińskim – elastyczne pakiety dla mikrofirm

Wielu usługodawców oferuje:

• bezpłatną wycenę online,

• odbiór już od 1 worka,

• utylizację dokumentacji z zachowaniem poufności,

• dostęp do harmonogramu cyklicznych odbiorów (np. 1. tydzień marca, czerwca, września i grudnia).

Statystyka nie kłamie – dokumenty to nie papier, to dane

Według badania UODO z 2023 roku:

• aż 37% mikroprzedsiębiorców nie wie, jak zgodnie z prawem utylizować dokumentację,

• 41% firm nie posiada pisemnej procedury usuwania dokumentów po upływie terminu przechowywania,

• tylko 21% biur rachunkowych korzysta z certyfikowanych usług niszczenia dokumentów z protokołem.

Czy to nie czas, by dołączyć do tej ostatniej grupy?

Inspiracja na koniec

„Zajmij się tym, co ma znaczenie. Resztę deleguj, zniszcz lub uporządkuj. Nie jesteś od tego, by pilnować starych papierów. Jesteś od tego, by iść do przodu.”