Prawo do płatnego urlopu rekreacyjnego to jeden z najważniejszych benefitów zapewnianych przez Kodeks pracy. O i większość z nas wie, ile dni urlopu możemy wykorzystać, o tyle zasady otrzymania rekompensaty finansowej za nieużyty urlop mogą budzić konsternację. Przepisy są zawiłe, a pracodawcy nie zawsze są skorzy do ich wyjaśnienia. Kiedy należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop i jaka jest jego wysokość? Co jeszcze wchodzi w skład obowiązków pracodawcy?
Zanim zajmiemy się tym, jak działa ekwiwalent za urlop, warto wyjaśnić, ile dni urlopu nam się należy. W przypadku osób, które pracują mniej niż 10 lat jest to 20 dni urlopu rocznie. Pracownicy z dłuższym stażem mają do dyspozycji aż 26 płatnych dni, które mogą wykorzystać na wypoczynek. Do stażu pracy wlicza się też czas spędzony na nauce – kluczowy jest tutaj rodzaj otrzymanego wykształcenia. Absolwenci studiów licencjackich mają doliczone aż 8 lat. Warto też pamiętać, że w praktyce za każdy przepracowany miesiąc w roku otrzymuje się do dyspozycji 1/12 podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlop jest niezbywalnym prawem pracownika – ale nie musimy z niego korzystać. Jeśli na koniec roku wciąż zostały nam wolne dni, to trzeba je zużyć w następnym roku – ale nie później, niż do 30 września. Urlop wypoczynkowy wzięty w następnym roku zalicza się najpierw na poczet zaległego urlopu.
Jeśli do końca września nie wykorzystamy prawa do odpoczynku przeniesionego z zeszłego roku, to pracodawca może jednostronną decyzją wysłać nas na zaległy urlop. Podobna sytuacja może mieć miejsce w razie rozwiązania umowy o pracę, o ile pracownik pozostaje na okresie wypowiedzenia. Ale co zrobić, gdy pracodawca nas zwolni, ale wciąż przysługuje nam zaległy urlop?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to rekompensata dla pracownika, która ma wynagrodzić brak możliwości skorzystania z urlopu rekreacyjnego. Zgodnie z przepisami prawa pracy można ją wypłacić tylko i wyłącznie w razie zakończenia stosunku pracy – pracownik nie może na własną prośbę zrezygnować z urlopu, nawet jeśli tego chce.
Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop obowiązuje zawsze, niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Nawet jeśli zostaliśmy z niej wyrzuceni dyscyplinarnie, to pracodawca wciąż musi nam wypłacić rekompensatę za niewykorzystany urlop. Prawo pracy jest pod tym względem jasne – jeśli pracodawca nie chce wywiązać się ze swoich obowiązków, to możemy donieść na niego do Państwowej Inspekcji Pracy, a także ubiegać się o należne nam środki w sądzie pracy.
Co istotne, osoby zatrudnione na umowie zlecenie lub umowie o dzieło też mogą ubiegać się o ekwiwalent za niewykorzystany urlop, ale tylko w sytuacji, w której zgodnie z prawem zakres ich obowiązków świadczy o wystąpieniu stosunku pracy. Jeśli PIP zadecyduje o „zmianie” rodzaju umowy, to pracownik zyskuje wszystkie należne mu prawa, włącznie z prawem do zaległego urlopu oraz ekwiwalentu.
Podstawą obliczania wysokości rekompensaty jest współczynnik ekwiwalentu urlopowego, obliczany na podstawie przeciętnej liczby dni pracujących w miesiącu. W 2023 roku jest to 20,83. Za podstawę pensji określamy wynagrodzenie otrzymane w ostatnim miesiącu, w którym nabyliśmy prawo do urlopu, ale z niego nie skorzystaliśmy. W praktyce jest to najstarszy miesiąc, z którego wciąż posiadamy zaległy urlop.
Do tego należy dodać uśrednione, zmienne części wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy wstecz. Są to różne premie, bonusy i dodatki, jakie wówczas otrzymaliśmy. Do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wykorzystuje się poniższy wzór: (podstawa pensji za najstarszy miesiąc + średnie dodatki do wynagrodzenia) / współczynnik ekwiwalentu urlopowego. Jeśli dobowa norma pracy odbiega od standardowych ośmiu godzin, to otrzymaną liczbę należy podzielić przez wysokość normy, a następnie pomnożyć przez 8. W razie wątpliwości warto zapytać dział HR o pomoc lub skorzystać z kalkulatorów dostępnych w internecie.