Modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF - jakie rozwiązanie wybrać?

Obowiązek korzystania z KSeF wymusi na przedsiębiorcach zmianę sposoby wystawiania oraz przyjmowania faktur. W efekcie trzeba będzie dostosować współpracę z biurem rachunkowym do nowej rzeczywistości. Jakie są modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF? Jak wygląda relacja pomiędzy paragonem z kasy fiskalnej a fakturą? Jakie są zasady dotyczące faktur VAT RR w KSeF? Sprawdźmy odpowiedzi na te pytania!

KSeF w biurze rachunkowym

Jeśli chodzi o KSeF w biurze rachunkowym, do dyspozycji mamy 4 modele współpracy z takim biurem. Są one następujące:

• Model 1 - klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego - taka opcja może znacznie utrudnić zautomatyzowanie procesu obsługi księgowej. 
• Model 2 - klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu - dzięki temu nie trzeba podawać swojego numeru pesel i można prosto wykorzystać integracje z KSeF, udostępniając wszystkim naraz dostęp do pobierania faktur u wszystkich klientów.
• Model 3 - klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej - to najbardziej polecany model współpracy. Efektem jest nie tylko większa kontrola dostępu do systemu wśród pracowników biura, lecz także łatwiejsza identyfikacja osób odpowiedzialnych za błędy i mniejsze ryzyko wycieku danych. 
• Model 4 - klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego - jest to mniej zalecane rozwiązanie ze względu na możliwe nieobecności lub rotację pracowników. 

Co wybrać? Wszystko zależy od tego, jakie są potrzeby i preferencje przedsiębiorcy w tym zakresie. 

Faktury VAT RR w KSeF

Istotną kwestią dla wielu osób jest relacja rolnik ryczałtowy a KSeF. W takiej sytuacji znaczenie ma faktura VAT RR, która jest związana z zakupami dokonywanymi od rolników ryczałtowych i stanowi podstawę do potraktowania jako kwoty podatku naliczonego zryczałtowanego zwrotu podatku wynikającego z tego dokumentu. Zgodnie z przepisami wiemy, że faktura VAT RR nie jest wystawiana przez sprzedawcę, lecz przez nabywcę. Podatnik nabywający produkty od rolnika ryczałtowego ma za zadanie wystawić 2 egzemplarze faktury dokumentującej kupo danych wyrobów. Oryginał należy przekazać sprzedawcy - czyli rolnikowi ryczałtowemu. Nie zapominajmy o tym, że celem faktury i dokumentu potwierdzającego zapłatę jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Dodatkowo można liczyć na potwierdzenie prawa do powiększenia kwoty podatku naliczonego, która uprawnia nabywcę produktów rolnych do obniżenia kwoty podatku należnego.

Już od 1 lutego 2026 roku faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA będzie można (za zgodą dostawcy) wystawiać z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur. Nie jest to jednak obowiązek, gdyż stworzenie e-faktury VAT RR zależne będzie od zgody rolnika zryczałtowanego, czyli dostawcy. 

Faktury z kasy fiskalnej a Krajowy System e-Faktur

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest KSeF a kasa fiskalna. Jeżeli sprzedaż dotyczy osób fizycznych nieprowadzących własnej firmy, jej udokumentowanie odbywa się z użyciem kasy fiskalnej. Pamiętajmy jednak o tym, że osoba prywatna ma możliwość ubiegania się o wystawienie faktury, co zostało przewidziane w ustawie o VAT. Warunkiem jest złożenie takiego żądania w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano całość/część zapłaty. Co ważne, wystawienie faktury na żądanie kupującego nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury! W sytuacji, gdy faktura odnosi się do sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

• Do egzemplarza faktura dla podatnika trzeba dołączyć paragon fiskalny w postaci papierowej lub
• Pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu i numer unikatowy kasy rejestrującej (zawarte na paragonie fiskalnym w formie elektronicznej)

Wyjątek stanowi tutaj faktura uproszczona w postaci paragonu. Jest to przypadek, gdy sprzedawca w treści paragonu zamieści NIP nabywcy, a wartość transakcji jest mniejsza niż 100 euro lub 450 zł. Co to dokładnie oznacza? W tej sytuacji wystawiany jest jedynie paragon.