Według kwartalnej ankiety Future Forum, w której wzięli udział pracownicy z takich państw jak Australia, Niemcy, Wielka Brytania i USA, aż 68% zatrudnionych preferuje hybrydowy model pracy, natomiast 95% oczekuje od swojej firmy większej elastyczności w kwestii czasu i miejsca pełnienia swoich obowiązków. Jak w digitalowym środowisku pracy prowadzić spotkania biznesowe, by były one efektywne dla firmy i wartościowe dla pracowników?
Pomimo obaw pracodawców związanych z przejściem na pracę zdalną i hybrydową, aż 61% przyznało, że ich pracownicy są tak samo skupieni w domu, jak w biurze. Dodatkowo zaobserwowali oni, że współpraca organizacyjna uległa poprawie lub pozostała na takim samym poziomie. Dużą zasługą w utrzymywaniu wysokiego poziomu efektywności była umiejętność pracowników do adaptowania się do digitalizującego się środowiska pracy, w tym do spotkań biznesowych online.
Aby spotkanie biznesowe było efektywne, powinno składać się z kilku elementów. Pierwszym z nich jest odpowiednie przygotowanie, czyli ustalenie ról i zasad, a także przebiegu oraz agendy spotkania. Kolejny krok to ustalenie, kto powinien być zaproszony na dane zebranie. Nie ma potrzeby zapraszania wszystkich pracowników z danego działu, skoro sprawa dotyczy tylko dwóch z nich. Przed spotkaniem ustal również, jaki powinien być jego cel, albo co powinno zostać podczas niego opracowane. Inaczej mówiąc, posiadaj wizję końca. Pozwoli ci ona monitorować, czy praca na spotkaniu zmierza w dobrym kierunku.
Okazuje się, że do największych rozpraszaczy i czynników negatywnie wpływających na efektywność spotkania należy odbieranie telefonów oraz pisanie SMS przez współpracowników. To zjawisko irytuje 55% osób biorących udział w badaniu. Aż połowa ankietowanych pracowników za największe przeszkody w spotkaniach firmowych lub zespołowych uważa przeszkadzanie sobie nawzajem (50%) oraz problemy z dźwiękiem (50%). Wysoki wynik, bo aż 49% otrzymały ex aequo spóźnianie się lub wychodzenie przed czasem oraz niesłuchanie wypowiedzi innych osób.
46% pracowników, jako największą irytację podczas spotkań biznesowych uznało zdarzenia, podczas których grupa pracowników zaczyna prowadzić dyskusje „o niczym”, czyli o kwestiach nieistotnych na tym etapie prowadzenia projektu lub dotyczące tylko garstki osób – w takim wypadku reszta bierze udział w rozmowie, w której nie musi uczestniczyć. Innymi wskazanymi przez pracowników czynnikami zmniejszającymi efektywność spotkań biznesowych są trudności w znalezieniu odpowiedniego linku do spotkania (34%), problemy z jakością wideo (31%), a także zbyt duża ilość spotkań online (28%).
Dobre spotkanie biznesowe powinno być zaplanowane i prowadzone w oparciu o agendę. Powinno także angażować pracowników i utrzymywać ich motywację do działania na wysokim poziomie. Warto, aby podczas spotkania pojawiały się metody wspierające pracę grupową oraz kreatywność. Dzięki temu można uzyskać efekt synergii.
Spotkanie biznesowe może być efektywne tylko wtedy, gdy pracownicy czują, że mogą swobodnie wypowiedzieć swoje zdanie i nie zostaną skrytykowani lub wyśmiani. Należy umiejętnie zarządzać energią spotkania, a także konfliktami i relacjami wśród uczestników. Niektóre osoby lubią dominować, inne są nieśmiałe – warto, aby każdy miał okazję zabrać głos lub wypowiedzieć się w sprawie, która go dotyczy.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz